ÚVOD

Cotopat je interaktivní systém pro zobrazování titulků, který zahrnuje hardware i software. Rozpoznává řeč v reálném čase, převádí konverzaci na text a zajišťuje jeho zobrazení na obrazovce Cotopatu v několika jazycích. Cotopat navíc umožňuje nahrávat podpůrné vizuální materiály, jako jsou obrázky, videa nebo diagramy, které pomáhají posluchačům lépe porozumět a zapamatovat si informace sdílené během konverzace.

V tomto prohlášení podrobně vysvětlíme následující:

I. Za jakým účelem zpracováváme vaše osobní údaje;

II. Na jakém právním základě zpracováváme vaše osobní údaje;

III. S kým sdílíme vaše osobní údaje;

IV. Do kterých zemí přenášíme vaše osobní údaje;

V. Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje;

VI. Jaká technická a organizační opatření jsme přijali;

VII. Jaká jsou vaše zákonná práva týkající se zpracování vašich osobních údajů;

VIII. Jak nás můžete kontaktovat a další důležité informace;

IX. Změny tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů;

X. Rozhodující jazyk.

I. PRO JAKÉ ÚČELY ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

A. Poskytování služby Cotopat. Aby mohl uživatel používat službu Cotopat a spravovat záznamy konverzací, společnost KYOCERA zpracovává osobní údaje související s konverzacemi vedenými prostřednictvím služby Cotopat. Upozorňujeme, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel údajů v souladu s našimi podmínkami zpracování údajů, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.

B. Fakturace. Za účelem fakturace služeb zákazníkovi zpracovává společnost KYOCERA osobní údaje související s jménem zákazníka, typem licence, datem a stavem smlouvy, stavem platby, ID zařízení a počtem zařízení v organizaci zákazníka.

C. Správa uživatelského účtu. Společnost KYOCERA získává e-mailovou adresu buď přímo od vás, nebo nepřímo od zákazníka společnosti KYOCERA (pravděpodobně vašeho zaměstnavatele nebo organizace), aby mohla pro vás zřídit a spravovat uživatelský účet. Upozorňujeme, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel údajů v souladu s našimi podmínkami zpracování údajů, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.

D. Poskytování služby převodu řeči na text. Pro převod konverzace na text používá společnost KYOCERA rozhraní Google Speech-to-text API. Audio data jsou přenášena z Cotopatu na servery Google prostřednictvím zabezpečených HTTPS připojení. Audio data znamenají váš hlas. Tato data jsou během přenosu šifrována. Společnost Google zpracovává data za účelem rozpoznání řeči a generování přepisu. Společnost KYOCERA nezpracovává konverzační data, pokud si zákazník nezvolí možnost nahrávání konverzace, jak je uvedeno v části 1.E. Další informace o používání dat v API Google Speech to Text najdete v často kladených dotazech o používání dat.

Upozorňujeme, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel dat v souladu s našimi podmínkami zpracování dat, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.

E. Poskytování souhrnu konverzace. Za účelem poskytnutí souhrnu konverzace osobě, se kterou komunikujete prostřednictvím Cotopatu, je konverzace nahrávána a zvuková data a přepisová data jsou zpracovávána společností KYOCERA za účelem poskytnutí souhrnu konverzace. Za tímto účelem společnost KYOCERA používá Google Vertex AI. Přepsaný text je přenesen do generativního modelu Gemini v Vertex AI. Model generuje shrnutí na základě přepisu. Další informace o Vertex AI naleznete v dokumentaci Google Vertex AI (Gemini).

Upozorňujeme, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel dat v souladu s našimi podmínkami zpracování dat, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.

F. Překlad. Aby vám KYOCERA mohla poskytnout překlad přepisu i shrnutí konverzace, používá Google Translation API. Obsah textu je používán společností Google pouze v míře nezbytné pro poskytování služby Cloud Translation API. Více informací o používání dat v Google Translation API naleznete v často kladených dotazech o používání dat.

Upozorňujeme, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel dat v souladu s našimi podmínkami zpracování dat, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.

G. Vzdálená údržba. Společnost KYOCERA může přistupovat k vašim osobním údajům, které jsou zpracovávány v rámci účtu místního správce, za účelem opravy chyb nebo řešení problémů. Upozorňujeme, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel údajů v souladu s našimi podmínkami zpracování údajů, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.

H. Hosting. Společnost KYOCERA využívá jako poskytovatele cloudového úložiště platformu Google Cloud Platform v Belgii. Upozorňujeme, že tuto službu poskytujeme jako zpracovatel údajů v souladu s našimi podmínkami zpracování údajů, které jsou k dispozici na adrese www.kyoceradocumentsolutions.eu.

II. NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Společnost KYOCERA zpracovává osobní údaje pro výše uvedené účely za účelem plnění svých smluvních práv a povinností dohodnutých se svými zákazníky, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. V rozsahu, v jakém nejste jako subjekt údajů stranou dohody mezi společností Kyocera a jejími zákazníky, zpracovává společnost Kyocera vaše osobní údaje na základě svých oprávněných zájmů, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, přičemž smluvní povinnosti společnosti Kyocera poskytovat služby související s Cotopatem představují její oprávněné zájmy.

Pečlivě jsme posoudili vaše základní práva a svobody a naše oprávněné obchodní zájmy a neustále sledujeme jejich rovnováhu. Pokud však chcete vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, přečtěte si prosím níže uvedenou část „Vaše práva“. Vzhledem k tomu, že zpracování osobních údajů je nezbytné pro poskytování služby Cotopat společností Kyocera, vezměte prosím na vědomí, že vaše námitka proti zpracování vám znemožní používání služby Cotopat. Vezměte prosím na vědomí, že v případech, kdy společnost Kyocera zpracovává osobní údaje jako zpracovatel údajů jménem svých zákazníků, jsou zákazníci považováni za správce údajů a jako takoví jsou odpovědní za zpracování vašich osobních údajů.

III. S kým sdílíme vaše osobní údaje;

Vaše osobní údaje budou sdíleny pouze s:

+ KYOCERA Document Solutions Inc. (Japonsko) za účelem poskytování aplikačního softwaru Cotopat, služeb vzdálené podpory a zajištění přístupu a správy aplikačního softwaru Cotopat.

+ Google Cloud Japan G.K. (datové centrum Google v Belgii) za účelem poskytování cloudových hostingových služeb a poskytování Google Translation API, Google Speech-to-Text API a Google Vertex AI model Gemini.

V rozsahu, v jakém jsme povinni podle zákona, předpisů nebo soudního příkazu zveřejnit vaše osobní údaje, můžeme být nuceni sdílet vaše osobní údaje v souladu s tímto zákonem, předpisy nebo soudním příkazem.

IV. MEZINÁRODNÍ PŘENOSY

Pokud předáváme (viz výše, komu sdílíme vaše osobní údaje) vaše osobní údaje poskytovateli služeb se sídlem v zemi, která podle Evropské komise neposkytuje dostatečnou úroveň ochrany podle vnitrostátního práva, zajistili jsme tuto dostatečnou úroveň ochrany dohodou o dodatečných vhodných zárukách s touto skupinou firem nebo třetí stranou prostřednictvím uzavření standardních smluvních doložek přijatých Evropskou komisí a doplňkových opatření. Seznam zemí, které zajistily adekvátní úroveň ochrany podle Evropské komise, naleznete zde. Kopii standardních smluvních doložek si můžete vyžádat zasláním e-mailu s odůvodněním vaší žádosti.

Alternativně vás můžeme požádat o výslovný souhlas s navrhovaným přenosem.

V. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Pokud je to možné, stanovili jsme konkrétní lhůty pro uchovávání vašich osobních údajů. Tyto konkrétní lhůty pro uchovávání jsou uvedeny níže, nebo vám je sdělíme před zahájením zpracování vašich osobních údajů.

V případě, že není možné použít stanovené lhůty pro uchovávání, uvádíme níže kritéria, která používáme k určení lhůt pro uchovávání.

Konkrétní lhůty pro uchovávání

Účel (A) Poskytování služby Cotopat. Pokud se rozhodnete nahrávat konverzaci, bude záznam konverzace smazán 30 dní po nahrání.

Účel (B) Fakturace. V souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uchováváme fakturační zprávy po dobu jednoho roku nebo po dobu vyžadovanou zákonem.

Účel (C) Správa uživatelského účtu. Vaše osobní údaje související s vaším uživatelským účtem uchováváme po dobu, po kterou máte u nás aktivní uživatelský účet. Na výslovnou žádost vás/vaší organizace váš uživatelský účet smažeme. V takovém případě váš uživatelský účet smažeme do 5 pracovních dnů od vaší žádosti.

Účel (D) Převod řeči na text. Aby mohla společnost Google poskytovat API pro převod řeči na text, zpracovává zvuk v paměti a neukládá žádná data zákazníků. Společnost Google dočasně zaznamenává některé metadata o vašich požadavcích na API pro převod řeči na text (například čas přijetí požadavku a velikost požadavku), aby mohla zlepšovat své služby a bojovat proti zneužívání.

Účel (E) Shrnutí konverzace. Aby mohla společnost KYOCERA poskytnout osobě, se kterou komunikujete prostřednictvím Cotopatu, shrnutí konverzace, ukládá shrnutí konverzace po dobu 30 dnů.

Účel (F) Překlad. Aby mohla společnost Google poskytovat překlady textu prostřednictvím API Google Translation, uchovává text krátce v paměti, aby mohla provést překlad a vrátit vám výsledky.

Účel (G) Vzdálená údržba. Pro účely vzdálené údržby a podpory může mít společnost KYOCERA přístup k osobním údajům. Osobní údaje, které jsou zpracovávány pro účely vzdálené údržby, budou smazány 7 dní po dokončení služeb.

Kritéria pro stanovení doby uchovávání

V jakýchkoli jiných případech používáme pro stanovení příslušné doby uchovávání následující kritéria:

+ Posouzení vašich základních práv a svobod;

+ Účel(y) zpracování vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje nebudeme uchovávat déle, než je nezbytné pro účely, pro které jsme je shromáždili.

+ Jakékoli relevantní postupy nebo kodexy chování v odvětví týkající se uchovávání osobních údajů;

+ Úroveň rizika a nákladů spojených s uchováváním vašich osobních údajů (přesných a aktuálních);

+ Zda máme platný zákonný důvod pro uchovávání vašich osobních údajů;

+ Povaha, rozsah a kontext zpracování vašich osobních údajů a náš vztah s vámi;

+ Jakékoli další relevantní okolnosti, které mohou platit.

V každém případě uchováváme vaše osobní údaje v souladu s platnými právními požadavky a pravidelně provádíme kontrolu osobních údajů, které uchováváme.

VI. JAKÁ TECHNICKÁ A ORGANIZAČNÍ OPATŘENÍ JSME PŘIJALI

Bezpečnost vašich osobních údajů bereme velmi vážně a vynakládáme veškeré přiměřené úsilí, abychom vaše osobní údaje chránili před ztrátou, zneužitím, krádeží, neoprávněným přístupem, zveřejněním nebo úpravami.

Další informace o opatřeních v oblasti IT bezpečnosti můžete získat na základě žádosti o zaslání kopie bezpečnostní příručky Cotopat, kterou nám zašlete e-mailem s uvedením důvodu vaší žádosti.

VII. VAŠE PRÁVA

Máte určitá zákonná práva, o kterých vás chceme informovat. Zpracování osobních údajů je nezbytné k dosažení výše uvedených účelů, aby společnost KYOCERA mohla plnit své smluvní závazky vůči svým zákazníkům. Pokud společnost KYOCERA zpracovává vaše osobní údaje jako zpracovatel údajů, je povinna před realizací vaší žádosti kontaktovat správce údajů.

Přístup. Máte právo být informováni o tom, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a o souvisejících informacích o tomto zpracování.

Opravu. Máte právo na to, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu opravili nebo doplnili. Pokud jste si u nás založili účet, máte možnost své osobní údaje opravit nebo doplnit sami.

Právo být zapomenut. Máte právo na to, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazali. Toto právo je omezeno na konkrétní důvody, například pokud jste odvolali svůj souhlas nebo pokud vznesete námitku a neexistují žádné převažující oprávněné důvody, abychom zpracování pokračovali. Pokud máte u nás účet, máte možnost své osobní údaje vymazat sami, v takovém případě budou všechny vaše osobní údaje trvale smazány. Aby se zabránilo deaktivaci uživatelského účtu, je třeba poskytnout alternativní kontaktní údaje.

Omezení zpracování. Máte právo požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů na základě konkrétních důvodů. Jedná se o (1) dobu, po kterou ověřujeme správnost vašich osobních údajů na vaši žádost; (2) místo vymazání protiprávního zpracování požadujete omezení použití; (3) potřebujete osobní údaje v soudním řízení; nebo (4) ověřujeme, zda naše oprávněné důvody převažují nad vaším námitkou proti zpracování.

Právo vznést námitku. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je takové zpracování (1) založeno na našem oprávněném zájmu (včetně vytvoření vašeho profilu na základě vašeho souhlasu); (2) pro účely přímého marketingu; nebo (3) nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo pro výkon veřejné moci, která nám byla svěřena. Na základě vaší námitky přestaneme zpracovávat vaše osobní údaje, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud vaše osobní údaje potřebujeme v soudním řízení.

Přenositelnost údajů. Jsme povinni vás informovat o vašem právu získat od nás vaše osobní údaje, abyste je mohli předat jinému poskytovateli služeb.

Odvolání souhlasu. Pokud jste nám poskytli své osobní údaje na základě svého souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Můžete tak učinit odhlášením se ze služby, kterou jste si případně předplatili. Můžete tak také učinit zasláním e-mailu na příslušnou e-mailovou adresu pro ochranu osobních údajů, jak je uvedeno níže. Vaše osobní údaje pak trvale odstraníme z naší databáze.

Podání stížnosti. Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, zejména v zemi svého bydliště, ohledně našeho zpracování vašich osobních údajů. Kompletní seznam dozorových úřadů naleznete zde.

VIII. UPLATNĚNÍ VAŠICH PRÁV A KONTAKTOVÁNÍ NÁS

Ve společnosti KYOCERA máme k dispozici síť odborníků na ochranu osobních údajů, včetně pověřenců pro ochranu osobních údajů, kteří vám pomohou s vašimi dotazy. Pokud chcete uplatnit některá ze svých práv nebo máte dotaz týkající se tohoto dokumentu, kontaktujte nás e-mailem nebo nám zašlete dopis na adresu:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.

Attn.: Data Protection Officer

Beechavenue 27

1119 RA Schiphol-Rijk

Nizozemsko

e: privacy@deu.kyocera.com

Nebo použijte náš formulář žádosti subjektu údajů, který je k dispozici na adrese https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/en/footer/data-request.html

IX. ZMĚNY TÉTO PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V případě, že tento dokument upravíme, zveřejníme jej na našich webových stránkách s revidovaným datem zveřejnění a v případě potřeby vás o změně dokumentu informujeme prostřednictvím vašeho uživatelského účtu.

X. ROZHODUJÍCÍ JAZYK

Anglická verze tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů představuje dohodu obou stran. V případě, že bude pro účely pohodlí nebo z jakéhokoli jiného důvodu připraven překlad tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů, mají přednost ustanovení anglické verze.